Organizacja konferencji stanowi wyzwanie. Zarówno jeśli chodzi o spotkanie w małym gronie jak i duże wydarzenie należy zadbać i skoordynować wiele aspektów aby wszystko przebiegło zgodnie z planem. Przede wszystkim pierwszym etapem jest określenie jakiego rodzaju event będziemy organizować. Czy jest to branżowe spotkanie – np. konferencja gromadząca lekarzy specjalistów czy też spotkanie biznesowe, w którym uczestniczyć będą pracownicy jednej firmy.
Stwórz plan
Jeśli wiemy już komu dedykowana jest konferencja należy stworzyć plan działania. Na początku powinniśmy zastanowić się nad dogodnym terminem – czy powinien być to kilkudniowy event czy też kilkugodzinne wydarzenie. Po określeniu ram czasowych należy zająć się tworzeniem agendy spotkania – w jaki sposób się ono rozpocznie, kto będzie prelegentem, kiedy powinien zostać podany catering. Wszystkie te ustalenia wiążą się oczywiście z zaplanowaniem odpowiedniego budżetu i wybieraniem opcji, które będą z nim zgodne.
Wybór miejsca
Jednym z najbardziej istotnych etapów jest wybór miejsca konferencji. Musimy dobrać go odpowiednio do potrzeb. Pierwszym czynnikiem jaki należy wziąć pod uwagę jest ilość uczestników. Kolejnym bardzo ważnym jest zorientowanie się czy wybrana przez nas lokalizacja dysponuje wystarczającą liczbą miejsc parkingowych, a także czy niezmotoryzowani goście będą w stanie do niej dotrzeć. Jeśli konferencja będzie kilkudniowa oczywiście powinniśmy też zapewnić gościom nocleg. W takim wypadku warto skorzystać z usług, które oferuje Hotel Gal w Tarnowie, łącząc odbycie konferencji z przyjemnym wypoczynkiem. Jeśli zdecydujemy się na ulokowanie eventu w nieco bardziej ustronnym miejscu warto zorganizować transport, dla osób które będą go potrzebować. Zaletą wyboru lokalizacji oddalonej od głównych miast, np. hotelu nieopodal lasu jest zdecydowanie pozytywny odbiór tego typu rozwiązań przez uczestników. Wyjście ze sztywnych ram sal konferencyjnych na przykład na ogród stanowi niecodzienną atrakcję. Niezależnie jednak od tego czy wybieramy bardziej tradycyjne rozwiązanie czy też nie musimy zadbać o stan i obsługę techniczną. Przede wszystkim warto upewnić się czy jest możliwość zorganizowania mikrofonów dla prelegentów, a także czy nagłośnienie będzie miało dobrą jakość. Dobrym pomysłem jest też zadbanie o rzutnik, umożliwiający prezentację materiałów czy też tablicę interaktywną. Takie i inne udogodnienia szczegółowo opisane są pod adresem: https://www.hotelgaltarnow.pl/oferta/sala-konferencyjna, gdzie Hotel Gal udostępnia elegancką, klimatyzowaną salę szkoleniową w ramach organizowanych konferencji.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Poza wspomnianymi już etapami organizacji konferencji warto również pamiętać o z pozoru mniej istotnych kwestiach, które również wpływają na obiór całości:
- catering/ menu – przy wyborze dań, przystawek oraz napojów powinniśmy wziąć pod uwagę również dostęp opcji wegetariańskich, wegańskich czy też bezglutenowych. Jeśli mamy taką możliwość warto jest zapytać gości.
- ochrona, pracownicy techniczni – warto rozważyć również zatrudnienie dodatkowych osób, które będą dbały o to by wydarzenie przebiegło w spokojnej atmosferze.
Po przeczytaniu artykułu zdecydowanie planuję zorganizować konferencję w Hotelu Gal w Tarnowie. Wygląda na to, że dbają o każdy detal, a wyjątkowa lokalizacja z pewnością zrobi wrażenie na uczestnikach. Dzięki za ten artykuł.