Sporo firm i instytucji, które planują organizację różnego typu wydarzeń, sięga po pomoc profesjonalistów. Zatrudnienie specjalistów w dziedzinie urządzania eventów może być doskonałym pomysłem, pod warunkiem jednak, że wybierze się odpowiedniego wykonawcę. Jak takiego znaleźć? O co zapytać? Podpowiadamy!
Czy warto zatrudnić agencję eventową?
Organizacja każdego eventu wymaga kreatywności, sporej ilości czasu i ogromnego zaangażowania. Z pewnością nie jest to zadanie, która pracownicy mogą wykonywać “po godzinach” lub równoległe z wykonywaniem codziennych obowiązków.
Właśnie dlatego coraz więcej podmiotów decyduje się na podjęcie współpracę z profesjonalną firmą eventową. Dzięki temu oszczędzają czas, wysiłek i, bardzo często, również pieniądze. Przeczytaj artykuł pt. „Dlaczego warto skorzystać z usług agencji eventowej?”, aby sprawdzić, jakie korzyści może Ci dać zatrudnienie profesjonalnej firmy. Nie wiesz, jak wybrać idealną firmę? Poniżej znajdziesz kilka pytań, które warto zadać przed nawiązaniem współpracy.
1. Czy agencja ma doświadczenie w organizacji podobnych eventów?
Nie każda firma specjalizuje się we wszystkich rodzajach wydarzeń. Jedna agencja może mieć duże doświadczenie w eventach korporacyjnych, a inna np. w weselach czy zawodach sportowych. Warto zapytać o portfolio i konkretne przykłady realizacji – najlepiej w branży i skali zbliżonych do Twojego wydarzenia.
2. Jak wygląda proces organizacji eventu?
Dobra firma eventowa powinna mieć jasno określony proces:
- od briefu,
- przez planowanie,
- po ewaluację, czyli zebranie ocen po wydarzeniu.
Przejrzystość i zaprezentowanie konkretnych etapów realizacji wydarzenia dają pewność, że wszystko będzie pod kontrolą.
3. Czy firma ma własne zaplecze techniczne i logistyczne?
Niektóre agencje eventowe dysponują własnym sprzętem. To może być np.:
- scena,
- oświetlenie,
- nagłośnienie,
- multimedia.
To zapewnia większą elastyczność i niższe koszty organizacyjne. Niektóre firmy współpracują z kolei z podwykonawcami. To również może być dobrym rozwiązaniem, jeżeli firma odpowiednio zarządza budżetem i terminami.
4. Jakie są warunki współpracy i płatności?
Ustalenie warunków finansowych już na początku jest bardzo ważne. Nie pozostawiaj niczego przypadkowi — w tej branży nie ma miejsca na niedopowiedzenia. Dobrym znakiem jest elastyczność agencji w podejściu do budżetu oraz transparentność kosztów. Zapytaj również koniecznie o politykę w przypadku zmian, odwołań czy nieprzewidzianych sytuacji.
5. Jak firma radzi sobie w sytuacjach kryzysowych?
Eventy to wydarzenia, które odbywają się na żywo. To powoduje, że wiele rzeczy może pójść nie tak i należy brać to pod uwagę. Ważne, aby firma potrafiła szybko reagować i rozwiązywać problemy w czasie rzeczywistym. Tzw. plan B to niezbędny element w procesie przygotowywania wydarzeń.
6. Czy firma ma i może przedstawić referencje od poprzednich klientów?
Opinie klientów są jednym z najlepszych źródeł informacji o firmie. Spróbuj poszukać ich w sieci oraz poproś o możliwość kontaktu z wybranymi klientami. To pozwoli Ci wyrobić sobie opinie o potencjalnym wykonawcy i uchroni Cię przed podjęciem nietrafionej decyzji.
Dlaczego wybór dobrej agencji eventowej jest tak ważny?
Wybór odpowiedniej firmy eventowej to inwestycja, która może zadecydować o sukcesie lub porażce całego wydarzenia. Nie bój się więc zadawać pytań — to prawo każdego potencjalnego klienta. Oczekuj konkretnych odpowiedzi i porównuj oferty dostępne na rynku.
Dobra agencja eventowa to partner, który rozumie Twoje cele i potrafi je przekuć w wyjątkowe doświadczenie dla uczestników. Stawiaj na profesjonalizm i wysoką jakość usług — to klucz do udanego wydarzenia, niezależnie od tego, czy urządzasz wesele, targi branżowe czy imprezę integracyjną dla zespołu.